[자동화 도입 사례] 프랜차이즈, 자동화로 매장관리 시간 70% 절감

 

 

들어가며

프랜차이즈 본사에서는 매주/매월 지점별 매출·주문 데이터를 모아 리포트를 만듭니다.

작업 방식은

1. POS 데이터 수기로 수집 → 2. 주문 내역은 ERP에서 따로 추출 → 3. 출고 지시 기반 스케줄을 조정하고 → 4. 매출 리포트 생성

매장이 많아 시간이 많이 걸리고, 매번 반복되는 고된 작업이었습니다.

고객은 어떤점이 불편했을까?

• 운영팀
  • 매출/주문 데이터를 지점별로 수작업 정리
  • 주간/월간마다 리포트 양식에 맞춰 붙여넣기
  • 실수 생기면 다시 처음부터…
  • 리포트 작업하느라 야근 빈발
  • 30개 지점 넘어가면 포기하고 싶음
• 지점장
  • 본사 리포트 도착 지연
  • 누락된 데이터 많아 다시 확인 요청
  • 본사-지점 간 커뮤니케이션 반복

 

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프로세스 소개

 

1. POS/ERP 접속

자동으로 POS나 ERP 시스템에 로그인하여 매출/주문 탭으로 이동합니다.

이동 후 검색 조건을 입력하여 지점별 데이터를 검색합니다.

 

2. 매출/주문 데이터 추출

검색 결과로 나온 지점별 매출/주문 내역의 데이터를 자동(반복) 다운로드 하거나 크롤링하여 데이터를 추출합니다.

 

3. 양식에 맞게 가공 및 입력

정해진 양식에 맞게 해당 데이터를 가지고 파일을 생성하거나, 템플릿이 있으면 해당 파일에 데이터를 자동으로 입력합니다.

 

4. PDF 변환

만들어진 파일을 PDF 파일 형태로 자동으로 변환합니다.

 

5. 보고서 생성

AI를 통해 해당 데이터를 바탕으로한 보고서를 자동으로 생성합니다.

 

6_1. 주/월 데이터 취합 및 분석

주말/월말 일 경우 POS나 ERP를 통해 주간/월간 데이터를 다운로드 받고, AI를 통해 매출 내역이나 추이 등을 분석합니다.

 

6_3 주/월간 보고서 생성

분석한 데이터를 토대로한 주간/월간 보고서를 생성합니다.

 

7. 처리 결과 알림

최종 보고서가 생성 되면 해당 파일을 첨부하여 담당자에게 송부합니다.

 

 

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개선된 효과는?

 

항목	기존 방식	자동화 도입 후
보고서 작성 시간	1인 기준 3~4시간/주	10분 내 완료 (검토만 함)
실수·누락	수기 붙여넣기로 오류 자주 발생	AI 자동 입력으로 오류 제로
리포트 도착 시간	평균 월요일 오후	월요일 오전 9시 전 도착
운영 효율	엑셀 붙여넣기, PDF 따로 저장	전체 자동화로 클릭 몇 번이면 끝
대응 속도	누락되면 1~2일 재작업	누락 없음, 즉시 공유 가능

 

 

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